Audit des Frais Généraux

Comment améliorer la rentabilité d’une entreprise par la conduite d’une mission d’optimisation des frais généraux ?

Optimiser la rentabilité de l’entreprise

En ces temps de difficulté économique où la croissance et le maintien du chiffre d’affaires deviennent difficiles et où les liquidités font très souvent défaut les entreprises sont à la recherche de méthodes innovantes pour optimiser leurs résultats et accroître leur marge de manœuvre financière afin d’être mieux armé pour affronter la crise.

Saisir les opportunités

Reconquérir des parts de marché et s’adapter aux évolutions du marché et du contexte concurrentiel pour nécessiter des investissements rapides la reprise n’attend pas et il est indispensable d’être prêt dès maintenant afin de ne pas manquer des opportunités.

Les entreprises doivent donc répondre au double défi de continuer à optimiser l’efficacité de leur structure et de dégager rapidement des ressources financières pour être prêt à saisir les opportunités qui seront offertes par la reprise économique.

La réduction des frais généraux présente un gisement de potentialité très important ok qui est souvent très sous-exploité. En effet les entreprises ne disposent que très rarement des moyens nécessaires à une optimisation réelle et complète de ces coûts qui sont très souvent méconnus.

Pourquoi ne pas optimiser les frais généraux?

 Ce manque de moyens est lié à plusieurs facteurs :

• d’une part le manque de temps on se concentre dans les entreprises sur les achats les plus importants au détriment de tous les autres qui sont souvent très générateur de source très importante d’économie
• les frais généraux sont souvent des postes de coûts non prioritaires : et c’est une multitude de petits budgets qui unitairement sont trop faibles pour être prioritaires mais qui cumulés peuvent représenter des sommes conséquentes
• on a également souvent une vision très parcellaire des coûts réels de ces frais généraux de par justement leur multiplicité et les coûts cachés
• enfin on manque généralement dans les entreprises de ressources humaines internes spécialisées dans la gestion de ces frais généraux

 uQelles sont les entreprises concernées par la réduction des frais généraux?

Une optimisation des frais généraux intéresse toutes les entreprises :

• quel que soit leur santé financière
  • les entreprises en difficulté auront l’usage des liquidités dégagées par les économies réalisées
  • Les entreprises en pleine croissance pourront optimiser leur développement
• quelle que soit leur taille
  • Les PME n’ont souvent qu’un seul service d’achat et n’ont pas le temps de s’occuper du tout des frais généraux
  • les grandes entreprises sont occupées de services à chaque conséquent et maîtrisent mieux les frais généraux mais on rarement le temps de s’en occuper et d’aller jusqu’au bout des pistes d’optimisation

Exemples de pistes de réduction des frais généraux intéressantes

• les assurances augmentent tous les ans, mais tous les ans de nouveaux partenaires entrent sur le marché et vous proposent les mêmes tarifs voire moins que ce que vous aviez 3 ou 4 ans avant
• Au niveau des fournitures de bureau très souvent le secrétariat regarde le prix du papier mais ne fait pas attention à tous ceux qui entourent et va très souvent être sensible aux petits cadeaux qui vont être offerts ce au détriment du prix caché. De la même manière très souvent vous sont facturés des assurances ou de frais de port qui n’était pas prévu initialement lorsque vous avez passé la commande
• Dernièrement un petit cabinet médical s’est vu prélever tous les mois des sommes de 25 à 30€plusieurs fois par mois pour un total de plus de 1000€ sur l’année
• Au lieu d’acheter du café moulu excellent avec une super machine on préfère acheter des dosettes qui coûtent très cher pour un goût nettement moins bon.
• Mise bout-à-bout ces petites économies font facilement plusieurs milliers d’euros de réduction sur l’année

-> le fait d’adhérer à une centrale d’achat permet d’améliorer nettement la rentabilité de l’entreprise.

Quelques généralités pour améliorer la gestion des frais généraux

• mettre en place un service achat
• centraliser la gestion des frais généraux
• renégocier les contrats anciens
• réduire le nombre de fournisseurs

Dès que le budget dépasse une somme tournant autour de 50000€ par an, contrôler régulièrement les frais généraux s’avèrent une excellente piste d’amélioration des résultats.

En ce sens un audit des frais généraux peut s’avérer très utile. Il se présente généralement de la manière suivante :

• un rapport de la situation permet d’obtenir une vision exhaustive des coûts réels des frais généraux et d’évaluer les économies futures
• Une fois ce rapport établi il convient de rechercher les économies potentielles avec un objectif qui est d’obtenir un niveau de qualité ou de service au moins équivalent à l’existant et avec des coûts réduits
• enfin un rapport de recommandation est édité qui permettra de suivre dans le temps les principales évolutions

Dans le cadre de cet audit, très souvent la mise en œuvre des économies fait également l’objet d’un rapport de mise en place et de suivi qui permet au chef d’entreprise de suivre moi le mois les évolutions constatées

Frédéric JANVIER – Expert Comptable Paris