EXTERNALISATION DE SERVICES ADMINISTRATIFS

Savez-vous qu’il est possible de sous-traiter vos charges administratives au sein de votre société ? La plupart d’entre nous supposons que l’administratif des employés sont quelque chose que nous devons conserver à l’interne parce que ce sont nos employés : c’est faux. Vous pouvez dès à présent effectuer l’externalisation de vos services administratifs. Explications ci-dessous ou encore ici. 

Externalisation de services administratifs

Comme l’on vient de le stipuler, il est possible d’externaliser ces services, ce qui peut vous faire économiser de l’argent et vous procurer de meilleurs avantages sociaux. Aujourd’hui, les dirigeants des petites et moyennes entreprises cherchent des moyens de rationaliser leurs structures commerciales, de sorte qu’ils aient à faire moins d’administration et ainsi plus de chiffre d’affaires.

Pourquoi faire appel à l’externalisation de services administratifs alors que je suis une petite ou une moyenne entreprise ?

La plupart des entreprises qui ont recours à l’externalisation de leurs charges d’administration sont de petites entreprises comptant un ou deux employés. 

Pourquoi ?

Car elles n’ont pas assez d’activité pour embaucher un employé administratif à temps plein. Cela signifie qu’ils finissent par exécuter les tâches administratives eux-mêmes, ce qui nuit à leur vrai travail qui est de voir et de conseiller leurs clients. Ou alors, ils emploient quelqu’un qui est sous-utilisé. Pour une petite entreprise, l’externalisation peut vous permettre d’économiser un employé à temps plein tel que pourrait l’être un directeur administratif ou un responsable administratif. En externalisant, votre gestionnaire administratif tel que le Cabinet Audit-Experts vous le propose, n’aura pas à prendre du temps à vos frais pour se tenir au courant des mises à jour législatives et des tendances actuelles ni des exigences complexes en matière de conformité car cela rentre dans le cadre de ses fonctions.

En effet, en sous-traitant à un cabinet professionnel, vous savez que vous allez avoir des personnes de qualité, des personnes expérimentés qui savent comment fonctionne l’administration. Ils connaissent donc les systèmes, les plateformes, les processus et les procédures d’arrière-guichet – des personnes qu’en tant que petite entreprise, vous ne pourriez pas obtenir si vous essayiez de les recruter par vos propres moyens.

Pour une grande entreprise, externaliser les services administratifs ne fait que libérer du temps à votre équipe RH ou administrative pour travailler sur des questions stratégiques. Votre directeur administratif peut alors s’occuper davantage des postes clés pour l’amélioration de la productivité au sein de votre entreprise.

Liste des raisons pour lesquelles nos clients ont choisi d’externaliser leurs services administratifs

Voici une liste non-exhaustive des raisons que nos clients invoquent lorsqu’on leur demande pourquoi ils ont choisi d’externaliser :

·        Payer les services administratifs au fur et à mesure que l’on en a besoin, être facturé à l’heure plutôt que d’employer quelqu’un à temps plein ;

·        Passer la plus grande partie de notre journée à penser à nos clients ou à gérer notre entreprise, plutôt que de passer notre temps à des tâches administratives ou administratives qui nous font perdre beaucoup de temps ;

·         L’externalisation vous garantit de bénéficier de l’expérience de quelqu’un qui connaît déjà les fournisseurs, les plateformes, les procédures ou encore les systèmes de back-office ;

·          Pas de temps ni de coûts consacrés à la formation du personnel ;

·         Aucune responsabilité de l’employeur ;

·         Pas de congé de maladie ou de maternité, pas de congés payés, pas de cotisations patronales et pas d’autres obligations liées à l’emploi du personnel ;

·         Aucun processus de recrutement : sous-traiter à quelqu’un dont c’est déjà le travail et qui a de l’expérience.

Quelles sont les tâches pouvant être confiées ?

Les tâches typiques d’un service d’administration externalisé sont les suivantes :

• Rédaction et envoi de courriers aux clients & prestataires ;

• Contact avec les fournisseurs pour obtenir l’information requise ;

• Classement, archivage et traitement numérique de vos documents ;

• Constitution et validation de vos dossiers administratifs ;

• Permanence téléphonique ;

• Recrutement de salariés

• Facturation

• Suivi des échéanciers clients et relances suivant le rythme convenu

• Suivi des contentieux

• Saisie des honoraires dans les tableurs et les systèmes de back-office

• Télépaiement 

• Personnalisation de bulletins de paie 

In fine, l’externalisation de services administratifs vous permet un gain de temps qui lui entraîne une réalisation d’économies conséquentes et vous offre par ailleurs une flexibilité que vous ne pourriez avoir avec l’embauche d’un salarié à temps plein.

Notre cabinet d’experts-comptables à Paris, Audit-experts, est prêt à discuter des nombreuses façons dont il pourrait aider votre entreprise. Appelez-nous dès aujourd’hui pour alléger le poids de travail en matière de charges administratives.