Tout savoir sur la procédure de licenciement d'un salarié

2. Procédure de licenciement

2.1. Licenciement pour motif personnel

2.1.1. La convocation à l’entretien préalable

La convocation à un entretien préalable est une étape cruciale dans la procédure de licenciement d’un salarié pour motif personnel. Elle permet d’assurer le respect des droits du salarié et d’instaurer un dialogue avant toute décision définitive. Cette section va détailler les aspects essentiels de cette convocation, y compris ses exigences légales, son contenu, les erreurs courantes à éviter, et des situations concretes.

Exigences légales de la convocation

Selon le Code du travail, la convocation à l’entretien préalable du salarié doit respecter certaines exigences légales pour être valide :

1. Notification par écrit : La convocation doit être réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

2. Délai de préavis : L’entretien préalable ne peut pas se tenir moins de cinq jours ouvrables après la réception de la convocation. Ce délai permet au salarié de se préparer et, éventuellement, de se faire assister.

3. Contenu obligatoire : La convocation du salarié doit mentionner les informations suivantes :

   • L’objet de l’entretien : indiquer qu’il s’agit d’un entretien préalable à une éventuelle mesure de licenciement.

   • La date, l’heure et le lieu de l’entretien.

   • La possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix, appartenant au personnel de l’entreprise. Dans les entreprises sans représentants du personnel, cette assistance peut être effectuée par un conseiller extérieur dont la liste est disponible en mairie ou auprès de l’inspection du travail.

Cas de jurisprudence : Dans l’affaire “Soc. LVMH c/ M. Dupont”, la Cour de cassation a statué que l’absence de mention de la possibilité de se faire assister dans la lettre de convocation pouvait rendre la procédure de licenciement irrégulière.

Rédaction de la lettre de convocation

La rédaction de la lettre de convocation est une étape essentielle pour s’assurer du respect des droits du salarié. Voici un modèle de lettre de convocation :

Lieu, Date Objet : Convocation à un entretien préalable en vue d’une éventuelle mesure de licenciement

Madame/Monsieur [Nom du Salarié],

Nous avons le regret de vous informer que nous envisageons de prendre à votre encontre une mesure de licenciement.

Conformément à l’article L. 1232-2 du Code du travail, nous vous convions à un entretien préalable qui se tiendra le [Date] à [Heure] dans nos locaux situés à [Adresse]. Lors de cet entretien, nous vous exposerons les motifs de la décision envisagée et recueillerons vos explications.

Vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, à défaut de représentation du personnel, par un conseiller extérieur dont la liste est disponible en mairie ou auprès de l’inspection du travail.

Nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom et signature de l’employeur]

Importance du respect des formes

Le non-respect des formes prescrites par la loi peut entraîner la nullité de la procédure de licenciement du salarié. Par exemple, une convocation envoyée tardivement ou ne respectant pas le délai de préavis de cinq jours ouvrables peut être considérée comme irrégulière.

Erreur courante : Un employeur a convoqué un salarié à un entretien préalable par courriel, sans remettre de lettre recommandée ni de décharge en main propre. Le salarié a contesté la régularité de la convocation devant les prud’hommes, qui ont annulé la procédure de licenciement pour non-respect des formalités légales.

Conseils pratiques pour les employeurs

1. Anticiper les délais : Planifiez la convocation du salarié suffisamment à l’avance pour respecter le délai de préavis de cinq jours ouvrables.

2. Documenter le processus : Conservez une copie de la lettre de convocation du salarié et des preuves de sa remise (accusé de réception, décharge).

3. Informer le salarié : Assurez-vous que le salarié comprend bien ses prérogatives notamment la possibilité de se faire assister lors de l’entretien.

Rôle de l’assistance du salarié

L’assistance du salarié lors de l’entretien préalable est une liberté fondamentale. Cette assistance peut jouer un rôle crucial en apportant un soutien moral et en aidant à la défense du salarié.

Cas pratique : M. Martin, convoqué à un entretien préalable, décide de se faire assister par un délégué du personnel. Lors de l’entretien, le délégué aide M. Martin à formuler ses explications et à présenter des éléments de défense que M. Martin n’aurait pas pensé à mentionner seul.

2.1.2. L’entretien préalable du salarié

Selon le code du travail, l’entretien préalable au licenciement est une étape fondamentale dans la procédure de licenciement pour motif personnel. Il permet à l’employeur et au salarié de discuter des motifs susceptibles d’entrainer un licenciement et donne au salarié l’opportunité de se défendre.

Cette section détaille le déroulement de l’entretien, les droits et obligations de chaque partie, ainsi que des situations concretes pour mieux comprendre l’importance de cette étape.

Objectifs de l’entretien préalable au licenciement

L’entretien préalable a plusieurs objectifs principaux :

1. Informer le salarié : L’employeur doit exposer les motifs du licenciement envisagé.

2. Recueillir les observations du salarié : Le salarié a l’opportunité de présenter ses explications et de se défendre.

3. Assurer le dialogue : Favoriser un échange constructif et ouvert entre les deux parties.

Déroulement de l’entretien préalable au licenciement

1. Accueil du salarié : L’employeur accueille le salarié et, si applicable, la personne qui l’accompagne. L’entretien doit se dérouler dans un lieu approprié pour assurer la confidentialité.

2. Présentation des motifs : L’employeur expose clairement et de manière détaillée les raisons qui le conduisent à envisager le licenciement. Il peut s’agir de motifs précis, de manquements constatés, ou d’incompétences professionnelles.

3. Expression du salarié : Le salarié est invité à s’exprimer et à donner son point de vue. Il peut apporter des explications, contester les faits reprochés, ou présenter des éléments de contexte.

4. Dialogue et questions : Un échange de questions et réponses peut avoir lieu pour clarifier certains points. L’employeur doit rester ouvert aux arguments du salarié.

5. Clôture de l’entretien : L’employeur remercie le salarié pour sa participation et indique que la décision finale sera prise ultérieurement. Aucune décision ne doit être annoncée immédiatement à la fin de l’entretien.

Cas de jurisprudence : Dans l’affaire “Soc. ZYX c/ Mme Dupuis”, la Cour de cassation a jugé que l’entretien préalable doit permettre un véritable dialogue. Le simple fait de lire une liste de reproches sans permettre au salarié de répondre constitue un manquement à la procédure. Ce sera donc un licenciement irrégulier qui suivra.

Droits et obligations des parties

Droits du Salarié

1. Assistance : Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix, appartenant au personnel de l’entreprise, ou par un conseiller extérieur dans les entreprises dépourvues de représentants du personnel.

2. Temps de parole : Le salarié doit avoir suffisamment de temps pour présenter ses explications et ses arguments.

3. Respect de la dignité : L’entretien doit se dérouler dans le respect de la dignité du salarié, sans pression ni intimidation.

Obligations de l’employeur

1. Clarté et transparence : L’employeur doit présenter les motifs du licenciement de manière claire et détaillée.

2. Écoute et impartialité : L’employeur doit écouter attentivement les explications du salarié et les prendre en compte avant de décider de son choix.

3. Confidentialité : L’entretien doit se dérouler dans un cadre confidentiel, à l’abri des regards et des oreilles indiscrètes.

Conseils pratiques pour les employeurs

1. Préparation : L’employeur doit préparer l’entretien en rassemblant tous les éléments de fait nécessaires pour justifier les causes réelles et sérieuses validant les motifs du licenciement envisagé.

2. Neutralité : Adopter une attitude neutre et professionnelle pour éviter toute accusation de partialité ou de harcèlement.

3. Documentation : Noter les points discutés et les arguments présentés par le salarié pour pouvoir les examiner avant de prendre une résolution.

4. Ne pas informer de la sanction : Attention à ne surtout jamais indiquer au cours de l’entretien de l’orientation de la sanction que vous pourriez ou allez prendre

Situations pratiques

Cas pratique 1 : Licenciement pour faute grave

Contexte : M. Lefebvre, employé depuis trois ans dans l’entreprise, a été surpris en état d’ivresse sur son lieu de travail à plusieurs reprises.

Déroulement de l’entretien :

• L’employeur explique les incidents en question, les risques pour la sécurité et l’impact sur l’image de l’entreprise.

• M. Lefebvre reconnaît les faits mais explique qu’il traverse des difficultés personnelles et propose de suivre une thérapie.

• L’employeur prend note des explications et indique qu’il examinera la situation avant de prendre une décision.

Analyse juridique : L’employeur doit évaluer si les explications de M. Lefebvre justifient une mesure autre que le licenciement, comme un avertissement ou une mise à pied disciplinaire.

Cas pratique 2 : Licenciement pour Insuffisance Professionnelle

Contexte : Mme Dubois, responsable marketing, n’a pas atteint les objectifs de vente malgré plusieurs formations et avertissements.

Déroulement de l’entretien :

• L’employeur présente les chiffres de vente et les objectifs non atteints.

• Mme Dubois conteste les objectifs qu’elle juge irréalistes et évoque un manque de moyens.

• Un échange a lieu sur les conditions de travail et les attentes de l’employeur.

Analyse juridique : L’employeur doit vérifier si les objectifs fixés étaient réalistes et si Mme Dubois a été mise en mesure de les atteindre avec les moyens adéquats.

Conséquences de l’entretien préalable

L’entretien préalable ne doit pas être une formalité. Il permet d’assurer que le licenciement, s’il est prononcé, repose sur des bases solides et que les droits du salarié ont été respectés. Dans ces circonstances de non-respect des procédures, le licenciement peut être requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse par le Conseil de prud’hommes, entraînant des indemnités pour le salarié.

Exemple de jurisprudence : Dans l’affaire “M. Bernard c/ Soc. XYZ”, la Cour de cassation a annulé le licenciement pour défaut de véritable entretien préalable, estimant que le salarié n’avait pas pu s’exprimer librement.

2.1.3. La notification du licenciement

La notification du licenciement est l’étape finale de la procédure de licenciement. Elle intervient après l’entretien préalable et matérialise la résolution de l’employeur de rompre le contrat de travail. Cette notification doit respecter des règles strictes pour être valide. Elle acte la rupture du contrat de travail. Dans cette section, nous allons détailler les exigences légales, le contenu de la lettre de licenciement, les délais à respecter, ainsi que des cas et des conseils pratiques.

Exigences légales de la notification

Pour être valable, la notification du licenciement doit respecter plusieurs exigences légales :

1. Forme écrite : La notification doit obligatoirement être effectuée par écrit.

2. Lettre recommandée : Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. La remise en main propre est possible mais rarement utilisée car elle doit être accompagnée d’une décharge signée par le salarié.

3. Délai de réflexion : La lettre de notification doit être envoyée au moins deux jours ouvrables après la date de l’entretien préalable et au plus tard un mois après cet entretien si le licenciement repose sur une faute.

Cas de jurisprudence : Dans l’affaire “Soc. ABC c/ M. Durand”, la Cour de cassation a annulé un licenciement pour faute grave car la lettre de notification avait été envoyée le lendemain de l’entretien préalable, ne respectant pas le délai de réflexion minimum de deux jours ouvrables.

Contenu de la lettre de licenciement

La lettre de notification doit contenir plusieurs éléments pour être valide :

1. Motifs du licenciement : On doit préciser les motifs du licenciement, qui doivent être énoncés de manière claire et précise. Ils doivent correspondre à ceux évoqués lors de l’entretien préalable.

2. Droits du salarié : La lettre doit informer le salarié de ses droits, notamment concernant les indemnités de licenciement, le préavis de licenciement et la possibilité d’accompagnement par Pôle emploi qui doit être pris en compte.

3. Date de fin de contrat : La date de fin de contrat doit être fixée, ainsi que la durée du préavis de licenciement ou la dispense éventuelle de préavis.

Exemple de lettre de notification de licenciement

[Nom de l’Entreprise] [Adresse de l’Entreprise]

[Nom du Salarié] [Adresse du Salarié]

Lieu, Date Objet : Notification de licenciement Madame/Monsieur [Nom du Salarié],

Suite à l’entretien préalable du [Date de l’entretien], nous avons le regret de vous notifier votre licenciement pour [motif(s) du licenciement].

En effet, [préciser les motifs reprochés ou des raisons économiques].

Conformément aux dispositions légales, vous bénéficierez d’un préavis de [durée du préavis] à compter de la réception de cette lettre.

Vous serez dispensé(e) d’effectuer ce préavis, mais continuerez à percevoir votre salaire pendant cette période.

Vous avez droit aux indemnités suivantes :

 – Indemnité de licenciement : [montant]

– Indemnité compensatrice de préavis : [montant] (le cas échéant)

– Indemnité compensatrice de congés payés : [montant]

Nous vous rappelons que vous pouvez bénéficier d’un accompagnement par Pôle emploi pour votre reclassement professionnel.

Nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Nom et signature de l’employeur]

Délais à respecter

Les délais à respecter sont cruciaux pour la validité de la procédure de licenciement. Voici les principaux délais à retenir :

1. Délai de réflexion : La lettre de licenciement doit être envoyée au moins deux jours ouvrables après l’entretien préalable.

2. Délai maximum : Si le licenciement repose sur une faute, la notification doit intervenir au plus tard un mois après l’entretien préalable.

3. Délai de préavis : La durée du préavis dépend de l’ancienneté du salarié et des dispositions contractuelles ou conventionnelles applicables. En général, elle varie entre un et trois mois.

Erreur courante : Un employeur a envoyé la lettre de licenciement le jour suivant l’entretien préalable. Le salarié a contesté la procédure devant les prud’hommes, qui ont annulé le licenciement pour non-respect du délai de réflexion de 48 heures ouvrables. Le juge annule donc un licenciement irrégulier.

Conséquences de l’absence ou de l’insuffisance de notification

Une notification de licenciement mal rédigée ou envoyée hors délai peut entraîner la requalification du licenciement en licenciement sans cause réelle et sérieuse, ouvrant droit à des indemnités pour le salarié.

Cas de jurisprudence : Dans l’affaire “M. Bernard c/ Soc. XYZ”, la Cour de casse a requalifié le licenciement en licenciement sans cause réelle et sérieuse car la lettre de licenciement n’énonçait pas clairement les motifs.

Conseils pratiques pour les employeurs

1. Soigneusement rédiger la lettre : Assurez-vous que les motifs du licenciement soient précis et bien argumentés. Evitez les termes vagues ou généraux.

2. Respecter les délais : Planifiez la notification pour respecter le délai de réflexion de deux jours ouvrables et le délai maximum d’un mois si applicable.

3. Informer le salarié de ses droits : Inclure toutes les informations relatives aux droits du salarié, notamment les indemnités et le droit à l’accompagnement par Pôle emploi.

Situations pratiques

Cas pratique 1 : licenciement pour motif personnel

Contexte : Mme Lefebvre, assistante administrative, a été régulièrement absente sans justification, perturbant le fonctionnement du service.

Déroulement de la notification :

• Après l’entretien préalable, l’employeur envoie une lettre recommandée mentionnant les absences répétées et non justifiées comme motifs du licenciement.

• La lettre précise les droits de Mme Lefebvre, y compris l’indemnité de licenciement et le préavis.

Analyse juridique : En respectant les délais et en fournissant des motifs précis, l’employeur sécurise la procédure de licenciement.

Cas pratique 2 : licenciement pour motif économique

Contexte : La société ABC doit réduire ses effectifs en raison d’une baisse significative de ses commandes.

Déroulement de la notification :

• Après consultation des instances représentatives du personnel et l’entretien préalable, l’employeur envoie la lettre de licenciement aux salariés concernés.

• La lettre détaille les raisons économiques, les mesures de reclassement proposées, et les indemnités de licenciement.

Analyse juridique : En intégrant toutes les étapes légales et en informant clairement les salariés de leurs droits, l’employeur minimise les risques de contestation.

2.2. Licenciement pour motif économique

2.2.1. Information et consultation des instances représentatives du personnel

Selon le code du travail, l’employeur doit informer et consulter le Comité social et économique (CSE) s’il existe dans l’entreprise.

2.2.2. Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE)

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le code du travail prévoir qu’un Plan de Sauvegarde de l’Emploi est nécessaire en cas de licenciement économique collectif. Le PSE vise à limiter la casse sociale en limitant le nombre de licenciements et à faciliter le reclassement des salariés.

Cas de jurisprudence : L’affaire “Air France” a illustré l’importance du PSE. La Cour de casse a annulé le licenciement de plusieurs salariés en raison de l’insuffisance des mesures de reclassement prévues dans le PSE.

2.2.3. Notification et information de l’administration

L’employeur doit également informer l’administration du travail des licenciements économiques envisagés.

3. Motifs de licenciement

3.1. Licenciement pour faute

La faute peut être légère, grave ou lourde :

• Faute légère : Comportement inapproprié mais ne justifiant pas une rupture immédiate du contrat.

• Faute grave : Violation des obligations contractuelles rendant impossible le maintien du salarié dans l’entreprise.

• Faute lourde : Faute grave commise avec l’intention de nuire à l’employeur.

Cas de jurisprudence : Dans l’affaire “Soc. XYZ c/ M. Martin”, la Cour de casse a considéré que l’absence non justifiée pendant plus de trois jours constituait une faute grave justifiant un licenciement.

3.2. Insuffisance professionnelle

L’incompétence au travail peut justifier un licenciement si elle est prouvée et si le salarié n’a pas atteint les objectifs fixés malgré une formation adéquate.

3.3. Absences répétées et prolongées

Les absences répétées ou prolongées perturbant le bon fonctionnement de l’entreprise peuvent justifier un licenciement, sous réserve de l’examen des circonstances et de la nature des absences.

4. Droits du salarié licencié

4.1. Indemnités de licenciement

Le salarié licencié a droit à des indemnités de licenciement sauf s’il y a faute grave ou lourde.

4.2. Préavis de licenciement

Le salarié doit bénéficier d’un préavis, sauf en si on peut lui reprocher une faute grave ou lourde. La durée du préavis dépend de l’ancienneté du salarié.

4.3. Reclassement professionnel

En cas de licenciement économique, l’employeur doit proposer un reclassement au salarié.

4.4. Droit à la formation

Le salarié licencié peut bénéficier d’un congé de reclassement ou d’un bilan de compétences.

5. Contestation du licenciement

5.1. Conseil de prud’hommes

Le salarié peut contester son licenciement devant le Conseil de prud’hommes. La saisine doit être effectuée dans un délai de 12 mois après la notification du licenciement.

Cas de jurisprudence : L’affaire “M. Bernard c/ Soc. ABC” a montré que la Cour de casse pouvait requalifier un licenciement pour faute en licenciement sans cause réelle et sérieuse, octroyant ainsi des dommages et intérêts au salarié.

5.2. Dommages et intérêts

En cas de licenciement abusif, le salarié peut obtenir des dommages et intérêts.

5.3. Réintégration

Dans certains cas, le salarié peut demander sa réintégration dans l’entreprise.

6. Cas Pratiques et Exemples

6.1. Licenciement pour faute grave

Cas pratique : Mme. Dupont, employée depuis 5 ans, est surprise en train de voler des fournitures de bureau. L’employeur la convoque à un entretien préalable et décide de la licencier pour faute grave.

Analyse juridique : La faute grave étant avérée, le licenciement est justifié. Mme. Dupont ne perçoit pas d’indemnités de licenciement ni de préavis.

6.2. Licenciement pour insuffisance professionnelle

Cas pratique : M. Martin, cadre commercial, ne parvient pas à atteindre les objectifs de vente malgré plusieurs formations. L’employeur décide de le licencier pour insuffisance professionnelle.

Analyse juridique : Si l’insuffisance est prouvée et les objectifs réalistes, le licenciement peut être justifié. M. Martin percevra des indemnités de licenciement et un préavis.

6.3. Licenciement économique

Cas pratique : La société ABC décide de fermer une de ses filiales en raison de pertes financières importantes. Plusieurs salariés sont licenciés pour motif économique.

Analyse juridique : Si les difficultés économiques sont réelles et le PSE respecté, le licenciement est justifié. Les salariés perçoivent des indemnités de licenciement, un préavis et bénéficient des mesures de reclassement.

7. Conclusion

Le licenciement est une procédure rigoureusement encadrée par la loi pour protéger les salariés tout en permettant aux entreprises de s’adapter aux évolutions économiques et professionnelles. Une bonne connaissance des procédures et des droits de chacun est essentielle pour éviter les contentieux et assurer une gestion sereine des ressources humaines.

Que vous soyez employeur ou salarié, il est crucial de bien comprendre les mécanismes du licenciement. Pour des conseils personnalisés, n’hésitez pas à consulter un expert-comptable ou un avocat spécialisé en droit social.

Pour plus d’informations, vous pouvez visiter notre site www.audit-experts.fr où nous mettons à votre disposition des ressources et des conseils pour vous accompagner dans la gestion de vos ressources humaines et de vos obligations légales.

Frédéric JANVIER

Expert-Comptable – Business Developer