NOTE D'INFORMATION : Obligations d'utiliser des logiciels de caisse
À partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse, terminal de paiement ou logiciel de caisse, devront s’équiper obligatoirement d’un système certifié NF 525 ou LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais), sous peine de verser une amende de 7 500 euros et de subir un contrôle fiscal.
Pour certifier votre logiciel de caisse NF 525, vous devrez demander une mise aux normes auprès de votre éditeur ou acquérir un logiciel de caisse certifié NF 525 pour un coût allant de 500 à 1 500 euros selon les fonctionnalités du logiciel : caisse enregistreuse certifiée NF 525 ou système complet de suivi des stocks et de la comptabilité.
L’autre possibilité est de faire certifier son logiciel par le LNE, accrédité par le COFRAC.
Cette mesure, instaurée dans la loi de finances pour 2016 vise à lutter contre la fraude à la TVA par les caisses enregistreuses et logiciels de caisses frauduleux.
- Pour quelle utilisation ?
Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.
- Date de mise en pratique :
À partir du 1er janvier 2018, devient obligatoire l’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
L’administration fiscale a par ailleurs précisé les conditions que doivent remplir les logiciels et systèmes de caisse, les moyens de justifier du respect de l’obligation et les modalités de la procédure de contrôle spécifique.
L’administration précise expressément que l’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.
En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
