Maladie pendant les congés : la nouvelle règle qui transforme la vie des salariés et bouleverse l’organisation des entreprises

PARTIE 1 — Comprendre la nouvelle règle : pourquoi la maladie suspend désormais les congés payés

1.1. Le principe fondamental : un arrêt maladie annule l’usage des congés

Lorsqu’une personne est malade pendant ses vacances, les jours avec un certificat médical sont des jours de maladie. Ce ne sont pas des jours de repos pris.

👉 Cela signifie que :

• les jours devenus inutilisables doivent être récupérés,
• l’employeur doit réintégrer ces jours dans le compteur du collaborateur,
• la personne pourra poser ses jours à un autre moment,
• l’entreprise ne peut pas refuser ce droit.

Ce changement paraît simple, mais ses implications pour les entreprises sont énormes.

1.2. Pourquoi cette règle existe-t-elle au niveau européen ?

L’Union européenne défend une vision très claire :
➡️ les vacances servent à récupérer physiquement et mentalement ;
➡️ la maladie sert à se soigner et à retrouver sa capacité de travail ;
➡️ ces deux notions ne doivent pas se confondre.

Pour la CJUE, le droit aux congés payés est un droit fondamental, essentiel à la santé et à la sécurité des travailleurs. Si quelqu’un passe ses vacances à avoir de la fièvre, il est hospitalisé ou ne peut pas bouger. Dans ce cas, il n’a pas vraiment profité du repos qu’il méritait.

C’est pourquoi la CJUE a pris plusieurs décisions. Ces décisions imposent un report automatique en cas de maladie pendant les congés. Et puisque le droit européen est supérieur au droit interne, la France doit l’appliquer directement.

1.3. Une rupture totale avec la tradition française

Avant cette évolution, la France avait une position presque opposée :

• une maladie survenant pendant les vacances n’ouvrant pas de droit automatique à récupération,
• seuls quelques cas exceptionnels permettaient un report.

Aujourd’hui, ce n’est plus possible.
La logique française a été entièrement renversée.

Conséquence :
✔️ Les salariés sont mieux protégés.
✔️ Les entreprises doivent s’adapter à un cadre plus exigeant.

PARTIE 2 — Pourquoi cette règle bouleverse profondément les entreprises

2.1. Une désorganisation imprévisible des plannings

Les congés d’une équipe sont souvent planifiés longtemps à l’avance.
On organise les remplacements, on répartit les tâches, parfois on recrute du renfort pour l’été.

Mais si une personne tombe malade pendant cette période :

• Les congés sont « gelés » et doivent être reprogrammés.
• L’entreprise se retrouve avec deux périodes de désorganisation :
  1️⃣ pendant l’arrêt maladie,
  2️⃣ plus tard, lorsqu’il faudra poser les congés récupérés.

Pour une petite équipe (secrétaire unique, comptable unique, technicien indispensable…), cela peut être très difficile à absorber.

Certaines entreprises découvrent même qu’un seul arrêt maladie peut mettre en pause un service entier.

2.2. Une charge de travail accrue pour les RH et les gestionnaires de paie

La RH doit désormais :

• recalculer les jours réellement consommés,
• mettre à jour le compteur de repos,
• identifier les jours qui doivent être restitués,
• reclasser les jours dans le bon type d’absence,
• ajuster les paies (IJSS, maintien, variables…).

Le moindre oubli peut déclencher :

• une réclamation du salarié,
• un contentieux prud’homal,
• une erreur de cotisations,
• un redressement URSSAF.

Ce n’est plus une simple gestion administrative.
C’est une opération technique et juridique.

2.3. Une augmentation des coûts directs et indirects

✔️ Coût n°1 : remplacer pendant l’arrêt

Si la personne devait être remplacée pendant ses vacances, mais tombe finalement malade, l’entreprise doit parfois payer un remplaçant pendant l’arrêt maladie.

✔️ Coût n°2 : remplacer à nouveau plus tard

Lorsque les congés devront être reposés, l’entreprise devra encore une fois s’organiser.

✔️ Coût n°3 : coûts invisibles internes

Ceux dont on ne parle jamais, mais qui pèsent lourd :

• surcharge pour les collègues,
• stress des équipes,
• temps d’adaptation,
• erreurs dues à l’urgence,
• temps passé par les RH à tout recalculer.

Pour certains secteurs, ce système crée une vraie fragilité :

• hôtellerie-restauration,
• santé / médico-social,
• commerce,
• transport,
• industrie en flux tendu.

2.4. Un risque d’abus (rare, mais réel)

La grande majorité des salariés sont honnêtes.
Mais dans certains cas, de nouvelles pratiques peuvent émerger :

• arrêts médicaux très courts posés juste avant des vacances,
• arrêts déposés pile à la date de départ,
• congés reportés systématiquement sur des périodes stratégiques,
• combinaisons d’arrêts successifs couvrant toute une période estivale.

L’employeur doit rester vigilant, mais sans tomber dans la suspicion excessive.

2.5. Une augmentation des litiges sociaux

Le risque contentieux est réel.
Dès qu’un collaborateur estime qu’un jour de repos ne lui a pas été correctement restitué, il peut saisir les prud’hommes.

Et les juges, désormais, appliquent très strictement :

• la directive européenne,
• les décisions de la CJUE,
• le principe du droit au repos.

Lorsque le salarié apporte un certificat médical valide, l’employeur perd presque systématiquement le litige.

PARTIE 3 — Les obligations précises de l’employeur

3.1. Première obligation : accepter la suspension des congés

L’entreprise ne peut pas décider seule que les congés sont considérés comme utilisés.
Dès qu’un arrêt valide couvre les dates prévues, l’employeur doit :

• mettre en pause les congés,
• reclasser les jours comme maladie,
• rendre les jours de repos.

Aucun refus n’est possible si l’arrêt est authentique.

3.2. Deuxième obligation : ajuster les compteurs et la paie

L’entreprise doit :

• corriger les compteurs d’absences,
• recalculer les jours réellement consommés,
• réintégrer les jours perdus,
• recalculer la paie lorsque c’est nécessaire.

Cela exige rigueur et traçabilité.
Les erreurs coûtent cher.

3.3. Troisième obligation : permettre la prise des jours récupérés

Rendre les jours de repos sur le compteur ne suffit pas.
L’employeur doit également veiller à ce que ces jours soient effectivement pris, dans un délai raisonnable. Cela signifie :

• discuter avec le collaborateur pour trouver des dates adaptées ;
• proposer de nouvelles plages disponibles ;
• éviter de repousser trop loin la prise des congés récupérés ;
• s’assurer que le salarié puisse utiliser ces jours avant leur expiration, selon la période de référence.

Le salarié peut-il refuser toutes les dates proposées ?

Au début, oui.
Il peut proposer ses propres dates, exprimer ses contraintes personnelles ou familiales, et chercher un compromis.

Mais, si aucune solution n’est trouvée après plusieurs échanges raisonnables, l’entreprise peut :

➡️ fixer elle-même une période, à condition de respecter un préavis d’au moins un mois.

C’est un point essentiel : le droit au report n’est pas un droit permettant de bloquer indéfiniment la prise des congés.

PARTIE 4 — Les questions pratiques que se posent les dirigeants

Dans la vraie vie, les situations ne se résument pas à un texte de loi.
Les entreprises doivent gérer des cas concrets, souvent urgents et délicats.
Voici les questions les plus courantes, avec des réponses claires et juridiquement sécurisées.

4.1. Un salarié doit-il prévenir l’employeur pendant ses vacances ?

✔️ Oui, il a l’obligation de prévenir

Même en congé, un collaborateur doit :

• informer l’entreprise dès qu’il est en incapacité ;
• envoyer un certificat médical ;
• respecter les règles habituelles (souvent 48 heures).

✔️ Le retard prive-t-il du droit au report ?

Non.
Selon la CJUE, le droit au report est fondamental.
Il ne peut pas être annulé simplement parce que la personne a prévenu tard.

La seule condition essentielle :
➡️ La maladie doit être réelle et attestée.

Même si la personne envoie son arrêt une semaine plus tard, si l’arrêt est valable, les congés doivent être rendus.

✔️ Conséquences pour l’employeur

Cela signifie que :

• il ne peut pas refuser de restituer les jours,
• il doit ajuster les compteurs,
• il doit corriger la paie,
• il ne peut pas sanctionner pour retard si celui-ci est justifié par une incapacité.

L’entreprise peut néanmoins rappeler les règles internes pour éviter les abus.

4.2. Que faire si le salarié tombe malade ou est hospitalisé à l’étranger ?

Ce cas, de plus en plus fréquent, suscite souvent des questions.

✔️ Les certificats étrangers sont-ils valables ?

Oui.
Un certificat médical délivré en Espagne, au Maroc, au Portugal, aux États-Unis… a la même valeur juridique qu’un certificat français.

L’employeur peut :

• demander une traduction si le document est incompréhensible ;
• vérifier que les dates et la signature sont claires.

Il ne peut pas :

• exiger un arrêt rédigé par un médecin français ;
• refuser le document sous prétexte qu’il est étranger.

✔️ L’entreprise doit-elle accepter automatiquement ?

Oui, dès lors que le certificat est médicalement valable.

L’arrêt étranger suspend les congés exactement comme un arrêt français.

✔️ Effets pour la paie et les congés

• les jours concernés deviennent des jours d’incapacité ;
• les congés doivent être restitués ;
• la paie doit être corrigée en fonction du régime applicable (IJSS, maintien…).

✔️ Risque en cas de refus

Un employeur qui refuse un arrêt étranger prend un risque très important.
La jurisprudence européenne protège sans ambiguïté le droit au repos.

4.3. Peut-on refuser un arrêt que l’on trouve « étrange » ?

C’est une question sensible et très fréquente.

✔️ L’employeur ne peut jamais refuser un arrêt maladie

Un arrêt, même surprenant, doit être accepté.

L’entreprise n’a pas le droit :

• d’ignorer l’arrêt ;
• de le déclarer non valable ;
• de refuser de suspendre les congés.

✔️ Mais l’employeur peut demander un contrôle médical

C’est la seule possibilité en cas de doute :

• soit via le médecin conseil de la CPAM ;
• soit via un médecin mandaté par l’entreprise (si maintien de salaire prévu).

✔️ Que se passe-t-il si l’arrêt est jugé abusif ?

Dans ce cas :

• les indemnités journalières peuvent être suspendues ;
• le maintien employeur peut être coupé ;
• une sanction disciplinaire peut être envisagée.

Mais attention :
➡️ toute accusation infondée expose l’entreprise à des risques de contentieux lourds (harcèlement, discrimination, atteinte à la dignité…).

4.4. Et si le salarié refuse de reprogrammer ses congés ?

✔️ Le droit au report ≠ droit au blocage

Le salarié a :

• le droit de récupérer ses jours,
• le droit de discruter des dates.

Mais il n’a pas le droit de bloquer indéfiniment la prise de ces jours.

✔️ L’entreprise conserve ses prérogatives d’organisation

Dans les faits, la procédure est simple :

1️⃣ L’employeur propose plusieurs dates raisonnables.
2️⃣ Le salarié accepte ou refuse certaines dates.
3️⃣ Si aucun accord n’est trouvé →
👉 l’employeur peut imposer une période, avec préavis d’un mois.

✔️ Cas des périodes de forte activité

Un refus de l’employeur peut être justifié par :

• un pic de production,
• une période commerciale stratégique,
• une clôture comptable,
• un effectif insuffisant.

L’important est de pouvoir justifier la décision de manière neutre et professionnelle.

PARTIE 5 — Comment les entreprises peuvent s’organiser pour limiter l’impact ?

Cette règle peut devenir un casse-tête ou, au contraire, un non-problème si l’entreprise s’organise correctement.
Voici les bonnes pratiques recommandées.

5.1. Actualiser les documents internes

Le règlement intérieur, les notes RH et les procédures doivent être adaptés pour préciser :

• le mode de transmission des certificats médicaux ;
• l’obligation d’informer l’entreprise dès que possible ;
• la façon de reprogrammer les jours reportés ;
• les modalités de contrôle médical ;
• le rôle des managers en cas d’absence imprévue.

Ces documents évitent l’improvisation et sécurisent juridiquement l’entreprise.

5.2. Utiliser des outils modernes pour gérer les congés et absences

Les entreprises qui gèrent encore les congés :

• par mails,
• par fichiers Excel,
• ou par des notes manuscrites…

👎 …font face à un risque élevé d’erreurs.

Les logiciels RH modernes permettent :

• un suivi automatique,
• l’intégration des arrêts,
• le recalcul instantané des compteurs,
• une traçabilité irréprochable.

C’est l’un des meilleurs moyens d’éviter les litiges.

5.3. Sensibiliser et former les managers

Souvent, c’est le manager qui reçoit l’information en premier.

Il doit savoir :

• quoi faire,
• quoi dire,
• quoi éviter,
• comment répondre sans créer de tension,
• comment organiser le travail en urgence.

Une mauvaise réaction peut envenimer une situation simple.

5.4. Sécuriser la paie pour éviter les redressements URSSAF

La paie est un domaine extrêmement sensible.
Les inspecteurs URSSAF vérifient souvent :

• la cohérence des absences,
• le traitement des IJSS,
• le maintien de salaire,
• le respect des conventions collectives,
• les cumuls d’absences et de congés.

Un mauvais traitement d’un arrêt maladie peut entraîner :

• rappel de cotisations,
• majorations,
• pénalités,
• recalcul sur plusieurs années.

Un audit paie régulier est essentiel.

5.5. Anticiper les périodes sensibles

L’été, Noël, les périodes fiscales, les inventaires…
Certaines périodes ne tolèrent aucune désorganisation.

Pour éviter les crises, l’entreprise doit :

• prévoir des remplaçants,
• décaler certaines tâches,
• répartir différemment les congés,
• communiquer tôt avec les équipes.

PARTIE 6 — Les risques juridiques pour les entreprises

Cette règle crée trois risques majeurs pour une entreprise :

1️⃣ le risque prud’homal,
2️⃣ le risque URSSAF,
3️⃣ le risque lié à l’inspection du travail.

Nous allons analyser ces risques en détail.

6.1. Risque n°1 : prud’hommes — le plus courant et le plus dangereux

Les prud’hommes peuvent être saisis lorsque :

• les congés ne sont pas correctement restitués ;
• les jours ne sont pas reclassés ;
• la paie n’est pas ajustée ;
• l’employeur conteste à tort l’arrêt ;
• l’entreprise impose une date sans respecter la procédure.

✔️ Pourquoi le salarié gagne presque toujours ?

Parce que les juges appliquent :

• la directive européenne,
• les décisions de la CJUE,
• et le principe du droit au repos.

Un arrêt valide + des jours non rendus = condamnation presque automatique.

Les prud’hommes ne sont qu’une partie du problème.
Deux autres acteurs peuvent intervenir : l’URSSAF, et l’inspection du travail.
Et leurs contrôles peuvent coûter bien plus cher que le simple remboursement de jours de repos.

6.2. Risque n°2 : l’URSSAF — le risque “invisible” qui peut coûter une fortune

Beaucoup d’entreprises ignorent que l’URSSAF peut intervenir simplement parce qu’un congé a été mal géré. Pourtant, c’est très fréquent.

✔️ Pourquoi l’URSSAF peut-elle intervenir ?

Parce que lorsqu’un arrêt maladie se transforme en congés à tort, ou inversement, cela crée :

• une erreur dans les indemnités journalières,
• un mauvais calcul du maintien de salaire,
• une base de cotisations incorrecte,
• une incohérence dans les variables de paie,
• un mauvais cumul d’heures ou de jours rémunérés.

Et dès qu’il existe une incohérence…

👉 L’URSSAF peut recalculer les cotisations, annuler les exonérations, et redresser jusqu’à 3 années.

✔️ Exemples concrets d’erreurs détectées en contrôle

Erreur n°1 : les jours d’arrêt maladie ont été laissés en congés dans la paie
➡️ L’URSSAF considère que l’entreprise a payé trop de salaire → redressement.

Erreur n°2 : le salarié a été payé en congés alors que l’arrêt maladie aurait dû s’appliquer
➡️ incohérence de base → reconstitution de rémunération.

Erreur n°3 : le compteur des congés ne correspond pas au planning réel
➡️ suspicion de mauvaise gestion → contrôle approfondi.

Erreur n°4 : différence entre l’attestation CPAM et les bulletins
➡️ recalcul obligatoire → pénalités.

✔️ Conséquences financières

Un redressement URSSAF peut coûter :

• plusieurs milliers d’euros par salarié,
• des majorations de retard,
• des pénalités pour mauvaise gestion,
• des intérêts complémentaires.

Dans les PME, ce genre d’erreur peut mettre en péril la trésorerie.

✔️ Comment éviter ce risque ?

L’entreprise doit sécuriser :

• son logiciel de paie,
• ses procédures internes,
• ses reportings RH,
• sa vérification des IJSS,
• et surtout, sa gestion des arrêts et congés.

Un audit de paie préventif est l’un des meilleurs investissements possibles.

6.3. Risque n°3 : inspection du travail — le risque réglementaire et opérationnel

L’inspection du travail intervient lorsqu’elle est saisie ou lorsqu’un contrôle aléatoire est lancé.

✔️ Ce que l’inspecteur va vérifier

• la conformité avec la directive européenne,
• les procédures de gestion des absences,
• l’information donnée aux salariés,
• le respect du droit au repos,
• les consignes internes appliquées aux managers,
• l’égalité de traitement entre salariés,
• la documentation RH associée.

✔️ Les exigences possibles de l’inspection

L’inspecteur peut imposer :

• une mise en conformité immédiate,
• la modification des documents internes,
• des formations urgentes pour les managers,
• la correction rétroactive de toutes les erreurs,
• la régularisation des compteurs de congés pour tous les salariés.

Dans certains cas, l’inspecteur peut même constater un manquement grave à l’obligation de sécurité psychologique.

✔️ Sanctions possibles

• avertissement,
• amende administrative,
• procès-verbal transmis au procureur,
• condamnation civile complémentaire,
• mise en responsabilité du dirigeant.

Dans les cas extrêmes :
➡️ un salarié peut réclamer réparation pour préjudice moral lié à un non-respect de ses droits fondamentaux au repos.

PARTIE 7 — Exemples concrets pour comprendre les implications

Rien ne vaut des situations réelles pour comprendre comment cette règle s’applique. Voici les cas les plus représentatifs rencontrés dans les entreprises.

Exemple 1 — Le salarié tombe malade juste avant de partir

Claire devait partir du 1er au 15 août.
Son médecin l’arrête du 31 juillet au 10 août.

Effets :

• ses vacances ne commencent pas le 1er août ;
• la période du 1 au 10 est considérée comme un arrêt maladie ;
• elle récupère toute sa période de congés (15 jours) ;
• il faut tout reprogrammer.

Conséquences pour l’entreprise :

• remplacements à revoir,
• plannings chamboulés,
• conflits potentiels entre services.

C’est l’un des cas les plus fréquents et les plus perturbants.

Exemple 2 — Maladie en plein milieu des congés

Thomas avait posé du 1 au 14 juillet.
Le 5, il tombe malade pour trois jours.

Effets :

• 1 au 4 → congés validés,
• 5 à 7 → maladie,
• 8 à 14 → reprise des congés.

Il récupère donc 3 jours.

Pour les RH :

• il faut recréditer les jours,
• corriger la paie,
• gérer la reprogrammation future.

Exemple 3 — Hospitalisation longue en plein été

Sophie prend 4 semaines de repos en août.
Après 5 jours, hospitalisation et arrêt de 3 semaines.

Effets :

• 5 jours de repos consommés,
• 3 semaines de maladie,
• 3 semaines de congés à reposer plus tard.

Désorganisation double :

• pendant l’hospitalisation,
• puis lors de la reprise des congés.

Dans les petites équipes, cela peut être critique.

Exemple 4 — Arrêt maladie à l’étranger

Marc est en Espagne.
Arrêt de 5 jours délivré par un médecin local.

L’arrêt est pleinement valable.
Aucun refus n’est possible.

Les 5 jours doivent être récupérés.

Exemple 5 — Le salarié prévient tard

Fatima tombe malade le 11 juillet mais prévient le 18.

Effet juridique ?

➡️ Les congés doivent être restitués quand même.

L’obligation de repos prime sur le délai d’envoi.

Exemple 6 — Le salarié refuse toutes les dates de récupération

Si le salarié s’oppose systématiquement, l’entreprise peut finalement :
➡️ fixer une date, avec un préavis d’un mois.

Ce droit d’organisation appartient à l’employeur.

Exemple 7 — Oubli de recréditer les congés

C’est l’une des erreurs les plus courantes.

L’entreprise oublie de recréditer les jours après un arrêt.
Deux mois plus tard, le salarié s’en aperçoit.

Conséquences :

• correction obligatoire,
• éventuel rappel de salaire,
• risque prud’homal,
• risque URSSAF si la paie est fausse.

PARTIE 8 — Analyse experte : ce que cette règle implique à long terme

Cette évolution juridique n’est pas un simple changement administratif.
Elle transforme en profondeur :

• la gestion du personnel,
• l’organisation du travail,
• les responsabilités du dirigeant,
• et les risques juridiques associés.

8.1. Une hausse durable des coûts pour les entreprises

Il y a trois types de coûts :

✔️ Coûts directs

• Remplacements
• Heures supplémentaires
• Réorganisation

✔️ Coûts indirects

• temps perdu,
• tensions internes,
• erreurs de paie,
• besoins de formation.

✔️ Coûts juridiques potentiels

• prud’hommes,
• redressements URSSAF,
• sanctions inspection du travail.

8.2. Une instabilité accrue dans l’organisation des équipes

Les congés deviennent plus imprévisibles.
Les entreprises doivent adopter une nouvelle culture :

➡️ planifier différemment,
➡️ imaginer des remplaçants,
➡️ assouplir les calendriers,
➡️ adapter la charge de travail.

Cette instabilité peut peser psychologiquement sur les équipes.

8.3. Une augmentation mécanique des litiges

Les salariés sont mieux informés qu’avant.
Ils connaissent leurs droits.

Et avec les décisions européennes, les prud’hommes appliquent désormais une logique très protectrice.

Les litiges les plus fréquents seront liés à :

• jours non restitués,
• dates imposées sans préavis,
• certificats étrangers refusés,
• erreurs de paie.

8.4. Une explosion des erreurs en paie

La paie devient plus complexe, car elle doit intégrer :

• la date réelle de l’arrêt,
• le recalcul du maintien,
• les IJSS exactes,
• le bon type d’absence,
• le bon compteur de congés.

La moindre erreur peut déclencher un contrôle URSSAF.

PARTIE 9 — Le rôle stratégique du cabinet Audit Experts

Face à une évolution aussi technique et lourde en conséquences, les entreprises ne doivent pas rester seules.

Le cabinet Audit Experts peut intervenir sur plusieurs axes :

✔️ Audit RH

• Vérification des procédures
• Analyse des documents internes
• Mise en conformité avec le droit européen

✔️ Audit de paie

• Contrôle des compteurs
• Vérification des IJSS et du maintien
• Correction des erreurs passées

✔️ Mise en place de nouvelles procédures

• process pour arrêts maladie,
• reprogrammation des congés,
• règles internes pour les managers,
• fiches réflexes.

✔️ Formation des managers

• éviter les maladresses,
• comprendre les obligations,
• gérer les arrêts sans tension.

✔️ Assistance en cas de litige

• prud’hommes,
• inspection du travail,
• URSSAF.

Le but :
➡️ protéger l’entreprise,
➡️ réduire les risques,
➡️ sécuriser la gestion sociale.

CONCLUSION — Une règle simple… mais à fort impact

Le report automatique des congés en cas de maladie pendant les vacances semble logique et humain.
Mais dans la pratique, c’est une règle très technique qui transforme complètement la gestion du personnel.

Pour les salariés :
✔️ c’est un droit nouveau et sécurisant.

Pour les entreprises :
⚠️ c’est un défi juridique, organisationnel et financier.

Avec une bonne organisation, des procédures modernes et un soutien expert, cette règle peut être appliquée. Cela peut se faire sans tensions. Il n’y aura pas de conflits. Et il n’y aura pas de risques coûteux.

Frédéric JANVIER
Expert-comptable
Président AUDIT EXPERTS
www.audit-experts.fr

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